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社保档案信息化管理问题与策略

2018-09-14 16:37 来源:信息化管理论文 人参与在线咨询

摘要:本文针对社保工作档案管理工作中存在各地档案信息化层次不同、参保对象迅猛增长和城乡间频繁流动等问题进行分析和探讨,找到最佳的解决措施。因此社保档案管理部门应该提高对自身工作的重视度,合理安排工作,积极探讨出提高我国社保档案管理工作的有效方法。

关键词:问题;策略;社保档案管理;信息化

随着科技的不断进步,我国社保工作也在不断规范化、系统化。提高社保档案信息化管理就是提高工作效率和质量的标准,也是实现数据化管理的必备条件,也是完善和谐社会建设体系中社会保障的重要环节,而且对信息化市场经济的发展起着良好的促进作用。因此,在进入信息化时代的今天,档案管理工作也要积极探索出完善、有效的方法才能保障社保工作的可持续发展。

一、社保档案的特点和重要性

(一)社保档案的特点

(1)档案数量多。受到多方面因素的影响我国社保档案的数量很多,主要集中在以下三个方面:第一,由于我国现阶段的社保体系尚有待完善,社保业务又比较繁重,像常见的养老、医疗、生育、工伤和失业险等,而且在办理过程中都有很多步骤,例如保障申请、保障等级的确定以及缴费的环节等等,这些都是让社保档案数量不断增加的主要原因;第二,人们在办理相关业务时也出示各种证件及证明材料等也是在逐年增加社保工作的管理量;第三,随着社会的不断发展,人们的社保意识也越来越高,参保量也保持上升的趋势,这也是社保档案数量不断上涨的因素。(2)具有极强的社会性。由于社保工作关系整个社会的利益,因此社保档案的管理工作具有极高的社会性,社保的建立就是为人们提供更好的社会服务和生活保障。

(二)社保档案管理的重要性

随着社会的不断发展,社保涵盖的范围也越来越广、参保人员也越来越多,加上社保档案管理与参保人的切身利益紧密相连,而档案内容中又包含了大量参保人员的个人信息,因此,加强社保档案管理工作不仅有利整个社会的稳定,而且还能防止因为个人信息的泄露,给参保单位或个人造成不利的影响,如果社保管理工作一旦出现什么问题,就会直接影响到退休人员的正式离职,甚至还会威胁到社会保险基金的安全,档案管理人员要时刻查找信息管理系统是否存在漏洞并及时排除安全隐患,因为一旦出现任何问题都将直接损害到参保人员的合法权益。

二、社保档案管理工作中存在的问题

(一)各地档案信息化层次不同

在信息化快速发展的今天,先进的信息技术和网络技术成为了业务档案规范化管理发展的核心,由于受到区域发展速度的限制,各地区的档案信息化管理建设在层次上也存在一定的差异。社保档案信息化主要分为四个层次:(1)有独立的档案目录检索管理系统,与业务系统没有连接。(2)业务系统可以调用档案目录检索管理系统,与业务系统有连接,但各自独立。(3)是一种融入式的结合。档案信息管理是在业务系统中随经办业务完成,是业务信息系统功能之一。(4)就是网络管理和应用。基于业务经办数据库的统一、信息系统的统一以及网络平台的搭建、业务资料在经办窗口扫描、数字化信息上传到集中数据库。

(二)参保对象迅猛增长和城乡间频繁流动,增加档案管理难度

由于社会保险覆盖面的迅速扩大和参保人员身份的不断变化,承载个人权益记录的档案将大量增加并不断复杂化,如果不快速实现业务和档案的信息化管理一体化就无法建立内控和稽核机制,因为平时都会查阅业务经办是否符合规定、申报材料是否准确且完整,还要审核业务流程是否规范等,如果不强化档案的信息化管理体系不仅影响随时检验的效率,还会降低内控和稽核的工作效能。

(三)缺乏业务档案信息化管理人才

随着投保意识的不断提高,档案管理工作者也要不断提高工作技能和专业技能。从窗口服务的需求来看,业务经办将从“专管员制”嬗变为“柜员制”,这对经办人员的能力、效率和业务系统流程再造都提出了新要求,管理人员需要通过关键字查阅业务社保档案申报材料是否正确、完整,经办、审核等是否规范、准确等,并对数据进行逐一对比,以确定业务经办是否符合政策规定,最大限度的提高“人机合一”的工作效率。

三、改进社保档案信息化管理工作的策略

(一)实行业务和档案的一体化信息化管理模式

由于社会保险业务涉及的范围越来越广、参保人材料越来越多,而经办系统与档案信息系统一体化是建立在边经办、边收集、边归纳的操作规程的基础上,共组过程中也是采用相互嵌入的非接口模式将系统进行互联,这种与业务经办系统的相互嵌入的信息化管理模式被称为一体化。同时在对社保档案进行信息化处理过程中,首先业务部门与档案部门之间建立可以互相嵌入的数据接口,保证档案资料的共享和传递可以顺利进行,同时也为日后的查询提供了途径,减少因为数据的重复而产生不必要的资源浪费。

(二)提高社保档案管理工作的信息化水平

社保档案管理最大的特点就是数据量大、工作量大,随着办公信息化水平的普及,社保管理工作也在向信息化管理转变,将计算机技术、数据库技术等运用到目前的档案管理工作中,改变传统的纸质档案管理模式,提高档案管理工作的信息化水平,让工作人员随时补充新知识、新技能,这样不仅可以节约档案管理的成本,还能将管理工作更科学、有效的进行下去,确保社保档案的利用率为社会保障工作提供更好的支持。

(三)注重培养专业的社保档案管理人才

人才的培养是完善档案管理体系的基本前提,实现档案信息化管理则是提高工作质量和效率最有效的手段,因为要实现档案资料的信息化处理就必须先培养出业务办理和档案信息化管理的创新型人才,最终实现业务办理的档案材料与经办数据无缝对接。

四、结语

综上所述,随着社保体系的不断完善,对社保档案进行信息化处理过程中,为了保证档案的共享和传递顺利进行,就必须先建立起业务和档案一体化的信息化管理模式,只有这样才能从根本上解决档案数量庞大及难管理的问题,有效的促成社会和谐的快速发展。

参考文献:

[1]储华.档案管理:开启数字化大门[J].中国社会保障,2015.

[2]项连平.基于数字化管理的架构来探讨社保档案的管理[J].办公室业务,2016.

[3]刘娟.强化社保档案管理的科学化现代化刍议[J].山东档案,2017.

作者:田润兰 单位:新疆维吾尔自治区社会保险管理局

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