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石油企业档案管理问题及解决措施

2018-09-14 16:33 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要】在石油企业管理中,必须要加强对档案的管理,才能为石油的发展历程提供证明,还可以方便管理者对企业的历史、经济等方面的了解,便于进行深层次的管理。本文分析了石油企业档案管理存在的问题,并且提出了相应的解决措施,希望能对相关从业者提供帮助。

关键词】石油企业;档案管理;问题

不论是哪个企业都需要规范化的管理,才能保证企业的正常运行。同样,在石油企业档案管理当中尤其要注意。作为企业历史的见证,档案管理的重要性应该受到重视。为了提高企业健康运行,促进企业管理的发展,需要对档案管理进行充分的认识。

一、石油企业档案管理存在的问题

(一)企业的重视程度不够。在石油企业中,有不少领导无法正确认识档案管理工作对于企业的重要性,甚至有部分领导完全忽视了档案管理这份工作。有些档案管理工作人员认为这个工作只是收集每年的企业资料,其他的不管不顾。有些人员则是觉得档案管理是一份需要投入大量人员、资金的工作,无法给企业带来经济效益,反倒是加剧了企业开支。此外,部分工作人员没有清楚明白档案和业务之间的联系,导致两者出现了分裂。对于档案信息安全也没有充分的认知,比如,在石油企业档案管理部门刚开始建立的时候,缺少了档案的保密意识,忽视了对档案的管理和检查,有些工作人员甚至是对于借阅记录持有不重要的心态,档案借出之后没有及时归还,这些都不利于档案的安全性。还有,目前不少企业的档案管理工作完全占据了被动,没有真正主动去进行档案管理,单纯为了应付上级的考察。

(二)档案管理人员综合素质不高。首先,当前处于信息时代,数据资料每时每刻都在增加。但是在这个时代中,企业的档案管理人员无法做到正确的处理,甚至不少企业缺少具备高层次技术的人才,对于计算机技术和档案管理工作无法做到深层次的掌握。其次,在不少企业的管理方式中,存在各种不足的情况。比如,现在有些企业虽然引进了数据化管理,但是还存在手工管理的模式,也没有专业的人才将现代化技术的作用充分发挥出来,导致电子化档案的处理很慢。

(三)档案管理不够标准和规范。在石油企业中,只有做到档案管理的制度化和规范化,才能够更好地实现电子化档案管理。但是因为受到传统的观念影响,不少石油企业的档案存在案卷、档案号等无法统一的状况,给电子化档案带来了很大的影响。甚至出现了管理混乱的问题,阻碍了企业档案管理的进步。

二、加强对石油企业档案管理工作的措施

(一)提高对档案管理工作的认识。想要从根本上加强对档案管理的工作,需要提高企业领导者对档案的重视程度。只有领导层次明确档案管理对于企业的作用,并且制定相应的制度,列入企业的纲领当中,促进档案管理工作的展开。并且对专业人员、资金技术进行补贴,满足工作人员的需求,才能够提高档案管理的完成度。

(二)提高档案管理工作人员的综合素质。档案管理人员是管理工作的忠实执行者,想要促进档案管理的进步,需要做到以下几点:首先,在企业进行招聘的时候,选择专业性、技术性较高的人才,自身综合素质较强、热爱档案管理工作的人更是优先考虑。只有有了充足的工作人员,才能够保证档案管理工作的正常进行。其次,对于档案管理工作者自身的素质需要进一步加强,实现工作人员的再教育。尤其是在当前经济、技术高速发展的时代,对于档案管理人员有着更高的要求,需要他们紧随时代步伐,提升自身能力。在企业方面,进行定期培训,通过企业档案基础知识和业务方面提高工作人员的能力,帮助他们熟练工作流程,提高对企业的认可。同时,还能够提高工作人员对计算机技术的了解,促进企业档案朝着电子化方向发展。

(三)实现规范化和标准化的管理。对档案材料的收集和归档,应该做到规范化有效性,这样才能够提高档案管理的基础水平。所以,企业需要制定相关的规章制度,对档案收集进行严格规定,做到档案材料收集的完整性、及时性。还可以创新收集的方法,比如说对某个资料进行重点收集等。工作人员还要重视时间的变化,对于不同种类型、不同时间的档案进行划分,确保档案不会出现重复、延迟、丢失的问题。此外,对于借阅问题应该高度重视起来,需要建立借阅的保障制度,确保档案借出是通过正规渠道,保证档案的安全性。对工作人员需要奖罚分明,按照规定,若是出现档案丢失的状况,应该加大对失职者的处罚。

三、结语

总而言之,档案管理在石油企业管理当中有着重要的作用,能够帮助企业更好地发展。但是现在档案管理存在不少的问题,这就需要企业制定相关制度,加强对档案的管理,同时,还要定期培训管理人员,提升他们的综合能力。只有如此,才能帮助企业更好地发展。

【参考文献】

[1]文聪.论石油企业档案管理存在的问题与对策[J].中国产经新闻报,2011(06).

[2]解晓艳.石油企业档案管理中存在的问题探讨[J].城市建设理论研究,2013(09).

[3]贾慕云.分析企业档案管理发展趋势及措施[J].经营管理者,2017,(16):267.

[4]章莉.论企业档案管理工作的重要性研究[J].办公室业务,2016(19):56-57.

作者:韩滢 单位:新疆油田公司档案中心

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