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机关文秘工作与档案管理工作简析

2018-09-14 16:30 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要】在机关工作中,文秘工作与档案管理工作是相辅相成、相互促进的两项工作。本文着重分析了文秘工作与档案管理工作在衔接中存在的问题,并提出了解决对策。

关键词】文秘工作;档案管理

文秘工作是文书和秘书工作的总称,在机关办公室工作中具有不可或缺的地位,承担了各类来文、来电的收发、传阅及大量的文字材料撰写等工作,这些文件和材料使用完毕,都要经过分类、整理、立卷等程序,移交给档案部门集中统一管理,是文秘档案的重要来源。现阶段我国很多单位,尤其是事业单位,还是文件和档案分离管理的体制,导致文秘工作与档案管理工作衔接不畅,影响了档案管理工作的质量和效率。

一、文秘工作与档案管理工作的关系

文件的归宿是档案,档案的前身是文件,文件和档案是同一事物不同阶段的称谓而已,没有文件的形成和积累,档案工作也就无从谈起。文件的分类、整理、立卷是文秘工作的最后程序,但却是档案管理的最初程序,前期的文件管理,包括文件的归档率、完整率、准确率决定了后续档案管理工作的质量。可以说,文秘工作与档案管理工作是前后相继、相互衔接的,既是紧密联系的、有相互交叉的部分,又是相互独立的、有各自独特的工作部分。

二、文秘工作与档案管理工作在衔接中存在的问题

(一)文档分开管理体制存在弊端。现阶段,多数机关实行的是文档分开管理体制,文秘工作和档案管理工作是两个相对独立的系统,分别运行。在文件办结之前,档案管理部门是无法直接对文件的形成、处理等进行指导、跟踪、监督等介入干预措施的。文件是否符合归档要求,档案管理部门是无法控制的,只能被动接收,客观上导致文秘工作与档案管理工作衔接不紧密,工作连续性得不到保障。

(二)档案管理部门仍局限于传统的档案被动接收和管理模式。近年来,学术界和档案工作者对“文档一体化管理”“前端控制”“全程管理”等档案管理思想的研究与实践探索不断深入,但因工作理念、技术手段、信息安全等原因,无论是电子文件还是传统纸质文件,档案部门都没有从源头(即文件形成前)采取干预手段,把控文件质量。前端控制思想并没有内化为一种管理模式推动档案管理方式方法的变革。首先,随着信息和网络技术的发展,很多机关开始使用OA办公系统,但OA办公系统的设计、建设与档案管理工作脱节,未能考虑档案工作的需要和要求。其次,档案部门重视档案的开发和利用,对文件的形成、积累等前期基础性工作有弱化趋势。再次,在实际工作中,档案管理人员与文秘人员的联系、沟通和协作甚少,疏于对文秘档案工作的业务指导,文秘对档案工作的支持、协助力度也不够。

(三)文秘人员的档案意识比较薄弱。一是文秘人员对档案工作及其重要性缺乏足够认识。重视文件的办理,不注意文件的收集和整理,认为自己只是临时的文件保管员,整理(立卷)、归档是档案部门的事情,是专职档案员的工作职责,导致文秘对文件的收集、分类、整理、立卷等工作积极性不强,热情不高,存有应付思想,归档不及时、文件随意存放、文件材料残缺不全等现象普遍存在。二是文秘人员欠缺有关档案知识和整理档案的技术技能。文秘人员少有档案专业背景,也很难被派出参加档案专业培训,对档案相关的法规、政策知之甚少。三是文秘人员本身已承担了大量事务性、文字性工作,难有精力专注文件整理归档工作。有些单位机关虽明确文秘人员为兼职档案员,但对于立卷归档这一工作职责未有相应的考核及奖惩制度约束,归档工作的质量无从保证。

三、促进文秘工作与档案管理工作有机衔接的措施

(一)加强文档一体化理念的宣传。文档分离的管理体制不是一朝一夕所能改变的,在这种情况下,弥补管理体制弊端最直接的手段还是加强文档一体化理念的宣传,提高认识,保证文档工作的连续性。

(二)树立前端控制理念,扭转传统的档案被动接收和管理局面。近年来,学界对前端控制的研究不再囿于电子文件这种载体,而是将它作为一种管理方式贯穿到整个档案工作中。推进档案工作重心前移,一是要从档案工作规范化的角度,就文件形成、处理等各个环节工作制度的制定,提出科学、合理的意见和建议。在档案管理上给予超前指导与跟踪督查,积极争取文秘的支持和协助,为更好地做好档案管理工作打下基础。

(三)提高文秘人员的档案意识和档案知识与技能。根据2017年修正的《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条规定“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理”,这就从源头上明确了在档案工作中文秘人员的职责和要求,文秘工作作为档案管理工作的基础性工作,是提高档案管理工作质量的关键和重要保证。一是要提高文秘人员的档案意识。作为文秘人员要切实认识到档案工作的重要性,将档案工作融入、细化于日常工作,本着认真负责的态度及时收集、完善、整理、立卷、移交,形成良好的工作习惯。二是要加强对文秘人员档案业务知识和技能的培训,弥补专业知识和技能的欠缺,提高立卷归档工作的水平。三是将文秘人员承担的档案工作纳入年终绩效考核,建立有效的约束激励机制,激发文秘的档案工作热情和责任心。

【参考文献】

[1]魏丽平.档案工作前端控制的理论与实践探究——以高效档案工作为例[J].办公室业务,2014(9).

[2]张娟.高校档案工作前端控制的必要性和对策分析[J].陕西档案,2015(1).

[3]王琦.浅析文书工作与文书档案管理系统的设计[J].电脑知识与技术,2017(10).

[4]朱松涛.前端控制理论下档案管理者的新定位[J].信息化建设,2015(11).

作者:夏欢 单位:广东科学技术职业学院

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